Bellen vanaf je computer: zo makkelijk is het echt

De telefoon gaat. En nog voordat je opneemt, weet je wie het is.

Je ziet de naam van het bedrijf op je scherm. Je ziet dat je collega deze klant vorige week heeft gesproken en waarover. Je neemt op met zijn naam, en het gesprek begint drie zinnen verder dan anders.

Dat is het echte verschil tussen een toestel op je bureau en telefonie op je computer. Niet de knoppen. Wat je weet op het moment dat je opneemt.

Je telefoonnummer zit niet meer in een apparaat

Bellen vanaf je computer betekent dat je telefonie niet meer aan een toestel vastzit, maar aan jou. Je nummer leeft in een programma op je scherm. Je neemt op met een klik en je praat via een headset of via het toestel dat er nog steeds naast mag staan.

Dat klinkt als een kleine verhuizing van een apparaat naar een scherm. In de praktijk verandert het vooral wat je tijdens een gesprek tot je beschikking hebt.

Wat er verandert aan de andere kant van de lijn

De klant merkt er iets van, ook al ziet hij niets.

Hij hoeft zijn naam niet te spellen, want die staat al op je scherm. Hij hoeft niet uit te leggen wat er vorige keer is besproken, want dat lees je terwijl je luistert. En hij wordt niet doorverbonden naar een collega die net in gesprek is, want je ziet wie er vrij is voordat je doorschakelt.

Dat zijn geen technische voordelen. Dat zijn de momenten waarop iemand denkt: die kennen mij daar.

Bij een administratiekantoor uit Tilburg was de receptioniste in het begin het meest terughoudend over de overstap. Na een week gebruikte ze de gesprekshistorie vaker dan wie dan ook op kantoor. Ze kon eindelijk zelf terugvinden wie een klant had gesproken, zonder daarvoor het hele kantoor rond te bellen.

Waarom kleine kantoren hier het meest aan hebben

Er wordt vaak gedacht dat dit soort telefonie iets is voor grote klantenserviceafdelingen. Het omgekeerde is waar.

Bij een groot bedrijf verwacht niemand dat de telefoniste hem kent. Bij een kantoor van vijf mensen verwacht de klant dat juist wel. En precies daar staat één iemand vaak alle telefoontjes op te vangen naast haar eigen werk.

Overzicht op je scherm scheelt dan geen seconden, maar een hoop heen en weer gebel.

Werken waar je wilt, op hetzelfde nummer

Omdat je telefonie in een programma zit en niet in een apparaat, gaat hij met je mee.

Je logt in op je laptop thuis en je bent bereikbaar op je vaste nummer. Je zet de app op je mobiel en je bent onderweg bereikbaar zonder je 06-nummer weg te geven. Voor de beller is er geen verschil, en dat is het hele idee.

Er hoeft ook geen kast meer in de meterkast te staan. Je hebt geen telefooncentrale meer in het pand die stuk kan gaan of die je bij een verhuizing moet meenemen.

Waar wij mee werken

Bij Belise regelen we dit via Xelion. Dat is het telefonieplatform waarop onze zakelijke telefonie draait: je gesprekken, je doorschakelingen, je gesprekshistorie en, als je dat wilt, de koppeling met je CRM-systeem zodat de klantgegevens meteen op je scherm staan.

Xelion heeft er een korte instructievideo van gemaakt. https://www.youtube.com/watch?v=Vcjr5jlM2kw 

Daarin zie je precies hoe het eruitziet als er iemand belt, hoe je doorverbindt en hoe je terugvindt wat er eerder is besproken.

Kijken is in dit geval nuttiger dan lezen. Je weet in vijf minuten of dit bij je past.

Went het snel?

Ja, en dat komt vooral doordat je het scherm gebruikt dat je toch al de hele dag voor je hebt.

De handelingen die je dagelijks nodig hebt, opnemen, doorverbinden, iemand even in de wacht zetten, heb je binnen een kwartier onder de knie. De rest leer je vanzelf, gewoon door het te gebruiken. En loopt er iets anders dan je verwacht, dan bel je je vaste contactpersoon.

Heb ik nog een toestel nodig?

Nee. Een headset is genoeg om vanaf je computer te bellen.

Veel mensen combineren het wel. Een toestel op het bureau voor het bellen zelf, de computer voor het doorverbinden en de klantinformatie. Je kiest zelf waar je je prettig bij voelt.

Werkt dit ook als ik thuis werk?

Ja. Je logt in met dezelfde gegevens en je werkt op precies dezelfde manier.

Je bent bereikbaar op je vaste nummer, je ziet dezelfde collega’s en dezelfde gesprekshistorie. De klant merkt niet of je op kantoor zit of aan je keukentafel.

Benieuwd hoe dit er bij jou uit zou zien?

We laten het je graag een keer zien, met je eigen situatie ernaast. Geen presentatie, gewoon een scherm en je vragen.