CRM koppelen aan je telefonie: hoe het werkt en wat het oplevert

Je telefoon en je klantsysteem leven bij veel bedrijven in twee gescheiden werelden. Je belt in het ene, je klantgegevens staan in het andere, en het overtikken ertussen komt erbij als er tijd voor is. Bij een handelsbedrijf uit Tilburg ging het jarenlang zo: na elk gesprek moest iemand de klant opzoeken en een notitie maken, als dat er nog van kwam. En je raadt het al: dat kwam er vaak niet van. Afspraken stonden nergens, en collega's stelden dezelfde vraag een tweede keer.

Sinds ze hun telefonie aan hun CRM hebben gekoppeld, opent de klantkaart vanzelf zodra de telefoon gaat. Ze zijn niet harder gaan werken, maar wel veel minder kwijt. Dat is in één zin waar een CRM-koppeling om draait.

Een CRM-koppeling laat je telefonie en je klantsysteem met elkaar praten. Je ziet bij een inkomend gesprek meteen wie er belt, je belt met een klik vanuit je CRM en elk gesprek wordt automatisch vastgelegd. Minder zoekwerk, minder fouten, en bij elk gesprek meteen de juiste context.

Wat is een CRM-koppeling met je telefonie?

Je CRM is het systeem waarin je klantgegevens staan: contactpersonen, afspraken en wat er eerder is besproken. Je telefonie is waarmee je belt en gebeld wordt. Een koppeling betekent dat die twee automatisch informatie uitwisselen, op de achtergrond. Je belt zoals je gewend bent. Het verschil zit in wat je erbij ziet en in wat er vanzelf wordt opgeslagen.

Wat merk je er in de praktijk van?

Neem een doordeweekse ochtend. Een vaste klant belt. Nog voor je opneemt, zie je zijn naam en het laatste gesprek op je scherm. Je hoeft niet te vragen met wie je spreekt, je bent meteen bezig met zijn vraag. Wil je hem zelf terugbellen, dan klik je op het nummer in zijn kaart in plaats van het over te tikken. Een paar seconden per keer, maar over een dag vol gesprekken tikt dat aan.

Na afloop hoef je niets bij te houden. Het gesprek staat al bij de klant: wie belde, wanneer en hoe lang. Via Xelion krijg je na een gesprek automatisch een korte samenvatting, met de vervolgactie erin. Een collega die de klant later spreekt, ziet in een oogopslag wat er is afgesproken. Niemand hoeft zijn verhaal twee keer te vertellen.

Bij drukte valt het verschil het meest op. Vroeger bleven er bij een volle agenda telefoontjes liggen die niemand meer terugzag. Nu wordt elk gesprek vastgelegd en kun je 's ochtends in twee minuten zien of er de dag ervoor iets is blijven liggen. Dat geeft rust, want je weet gewoon wat er speelt.

Hoe koppel je je telefonie aan je CRM?

Zelf hoef je er weinig voor te doen. We kijken welk systeem je gebruikt, leggen de koppeling aan via Xelion, ons telefonieplatform, en bepalen samen welke gegevens worden uitgewisseld. We testen het eerst met een kleine groep en laten je team kort zien hoe het werkt. Je bestaande nummers houd je. In de meeste gevallen is het binnen een paar dagen geregeld, zonder dat je bedrijf stilligt.

Welke CRM-systemen kun je koppelen?

De koppeling werkt met veel CRM- en helpdesksystemen die in het MKB worden gebruikt. Of jouw pakket erbij zit, zoeken we zo voor je uit. Werk je met een gangbaar systeem, dan is de kans groot dat het kan.

Wat kost een CRM-koppeling?

Dat hangt af van je systeem en wat je wilt uitwisselen. Meestal betaal je een bedrag per gebruiker per maand voor de koppeling, naast je telefonie. Hoe de kosten van zakelijke telefonie zijn opgebouwd, lees je in onze blog over wat zakelijke telefonie echt kost.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn telefoonnummer behouden? Ja. Je bestaande nummers neem je gewoon mee, ook als je overstapt naar VoIP.

Is een CRM-koppeling veilig en AVG-proof? Ja, mits goed ingericht. We werken met systemen die voldoen aan de geldende privacy- en beveiligingsregels, en je bepaalt zelf welke gegevens worden uitgewisseld.

Werkt het ook als mensen thuis of onderweg werken? Ja. De klantkaart en de gesprekslogging werken op elk apparaat en op elke plek hetzelfde.

Moet ik mijn hele telefonie vervangen? Niet per se. Soms kan een koppeling op je bestaande telefonie, in andere gevallen is een overstap naar VoIP logischer. We kijken wat in jouw situatie het handigst is.

Aan de slag

Wil je weten of jouw CRM en telefonie aan elkaar te knopen zijn, en wat dat in jouw situatie oplevert? We denken graag met je mee, zonder verplichtingen.