Wat betaal je eigenlijk voor je telecom?

Achttien abonnementen op de factuur. Vijftien mensen in dienst.

Dat verschil valt zelden op, want het bedrag stijgt nooit ineens. Het loopt gewoon door, maand na maand, en de factuur wordt betaald zonder dat iemand er lang naar kijkt.

Tot het moment dat iemand er wél in duikt. Dan komt de vraag vanzelf: wat zit hier eigenlijk allemaal in?

Een post waar zelden iemand naar kijkt

Telecom is een van die vaste lasten die zichzelf regelt. Het werkt, dus er is geen aanleiding om erin te duiken. Pas als er iets misgaat of als iemand een keer goed kijkt, komen de vragen.

Waarom betalen we voor achttien abonnementen? Wat is dat losse bedrag van elf euro per maand? Waarom staat er een nummer op de factuur dat we al twee jaar niet gebruiken?

Niemand doet daar iets fout. Bedrijven veranderen, mensen komen en gaan, en de administratie loopt daar nu eenmaal achteraan.

Waarom het de moeite is

Je vaste lasten zijn precies de post waar je het makkelijkst op stuurt, zolang je weet wat erin zit. Wie dat weet, rekent met feiten in plaats van met het bedrag van vorig jaar plus wat.

Er is nog een praktische reden om er op tijd naar te kijken. Zakelijke contracten hebben vaak een opzegtermijn van één tot drie maanden. Wie pas gaat kijken als een contract bijna afloopt, zit er meestal alweer een jaar aan vast.

Wat zet je op een rij?

Je hebt geen ingewikkeld overzicht nodig. Vier kolommen zijn genoeg:

• Welke dienst het is: mobiel, vast bellen, internet, hardware of iets anders

• Bij welke aanbieder het loopt en onder welk contractnummer

• Wat het per maand kost

• Wanneer het contract afloopt en wat de opzegtermijn is

Neem er de facturen van drie opeenvolgende maanden bij, niet één. Verbruikskosten schommelen, en pas over meerdere maanden zie je wat structureel is en wat een uitschieter was.

Een accountantskantoor uit Breda deed deze oefening een keer. Er liepen nog drie mobiele abonnementen van medewerkers die inmiddels uit dienst waren, en een internetlijn op een oud pand dat al anderhalf jaar leegstond. Bij elkaar een paar honderd euro per maand die niemand had opgemerkt, simpelweg omdat het bedrag op de factuur nooit ineens was gestegen.

Waar zit het meestal in?

In de praktijk komen steeds dezelfde dingen naar boven. Abonnementen van medewerkers die uit dienst zijn. Nummers die blijven doorlopen na een verhuizing. Diensten die dubbel worden afgenomen, bijvoorbeeld een vergaderoplossing die ook al in het telefonieplatform zit. Toestellen die maandelijks worden afbetaald terwijl ze allang zijn afgeschreven.

En bundels die niet meer passen bij hoe er nu gewerkt wordt. Dat laatste is de interessantste. De manier waarop een bedrijf belt verandert vaak sneller dan het contract. Als iedereen inmiddels met een headset achter de laptop zit, is een abonnement dat is opgebouwd rond vaste toestellen niet meer logisch.

Wat je niet op de factuur ziet

Naast wat er loopt, is er nog iets dat meetelt en dat nergens als bedrag terugkomt: de tijd die het je kost.

Zit ondersteuning bij je contract of betaal je per melding? Heb je een vast aanspreekpunt of kom je in een wachtrij? Wat kost een wijziging, bijvoorbeeld als er een medewerker bijkomt? En hoe lang duurde het de vorige keer dat er iets mis was?

Een contract dat op papier vijftig cent per gebruiker goedkoper is, kan in de praktijk duurder uitvallen zodra je twee keer een uur kwijt bent aan een helpdesk. Die uren staan alleen niet op de factuur.

En dan?

Met dat overzicht in handen kun je drie dingen doen. Opzeggen wat niemand gebruikt, dat is direct resultaat. Samenvoegen wat versnipperd is, want vier contracten bij drie aanbieders kost vooral tijd. En kijken of wat je hebt nog past bij hoe je werkt.

Dat laatste is meteen het lastigste, want daarvoor moet je weten wat er tegenwoordig mogelijk is. Daar kan een leverancier je bij helpen, ook als daar geen overstap uit komt.

Kan ik een zakelijk contract tussentijds opzeggen?

Meestal niet zonder kosten. De meeste zakelijke contracten lopen een of drie jaar en hebben daarna een opzegtermijn. Kijk daarom eerst wat de einddatum is, dan weet je welke ruimte je hebt.

Behoud ik mijn telefoonnummers als ik overstap?

Ja. Nummerbehoud is geregeld, ook voor vaste nummers en nummerreeksen. Je klanten merken er niets van.

Is de goedkoopste aanbieder de beste keuze?

Dat hangt af van wat je nodig hebt. Als er nooit iets misgaat, betaal je voor niets extra. Als er wel iets misgaat, wil je iemand aan de lijn die je bedrijf kent.

Wat kost zakelijke telefonie per gebruiker?

Dat verschilt te veel om er een algemeen bedrag op te plakken. Het hangt af van het aantal gebruikers, of er vaste toestellen bij zitten, welke koppelingen je wilt en hoeveel je mobiel belt. We rekenen het graag voor op basis van je huidige facturen.

En als je er niet uit komt?

Het overzicht maak je zelf, daar heb je niemand voor nodig. Vier kolommen, de facturen van drie maanden ernaast, en je weet waar je staat.

Loop je vast op het deel dat over telefonie en connectiviteit gaat, of wil je weten of wat je hebt nog past bij hoe je werkt? Daar denken we graag in mee.